Eettiset toimintatavat

Eettisten standardien ja lain noudattaminen on Kalmarin kaiken toiminnan ja päätöksenteon lähtökohta. Jokaisen Kalmarin työntekijän vastuulla on toimia eettisesti, ja sitä vaaditaan myös yhtiön liikekumppaneilta. Kalmarin johdon tehtävänä on antaa selkeä johdon viesti ja mahdollistaa sellaiset rakenteet, joilla varmistetaan, että vaatimustenmukaisuusriskejä arvioidaan, hallitaan ja lievennetään tehokkaasti. 

Kalmarilla on vankka riskipohjainen vaatimustenmukaisuusohjelma, joka keskittyy mahdollisten väärinkäytösten ehkäisemiseen ja havaitsemiseen ja niihin vastaamiseen sekä varmistaa, että väärinkäytöksiin liittyviä riskejä hallitaan tehokkaasti ja yhdenmukaisesti koko organisaatiossa. Kalmarin eettisyydestä ja vaatimustenmukaisuudesta vastaava tiimi koostuu kokeneista ammattilaisista, jotka edistävät ja seuraavat koko eettisyys ja vaatimustenmukaisuus -ohjelmaa. Tiimi tekee säännöllisiä eettisyyteen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä riskienarviointeja, hallinnoi SpeakUp-kanavia ja varmistaa, että ilmoitetut huolenaiheet käsitellään puolueettomasti, nopeasti ja ammattimaisesti, valvoo Kalmarin kolmansien osapuolten valvontaohjelmia ja vientivalvontaohjelmia sekä tarjoaa opastusta ja tukea koko organisaatiolle eettisyyteen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvissä kysymyksissä.

• Ehkäiseminen – Koulutuksen tarjoaminen Kalmarin työntekijöille eettisyyteen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvistä ohjesäännöistä ja laeista, rehellisen ja kunnioittavan kulttuurin rakentaminen Kalmarin organisaatiossa, johtajien ja työntekijöiden neuvonta eettisyyteen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvissä haasteissa, tehokkaiden valvontamekanismien rakentaminen petoksia ja muita väärinkäytöksiä vastaan. 
• Havaitseminen – Työntekijöiden ja kumppanien käytössä olevan Kalmarin luottamuksellisen SpeakUp ilmoituskanavan hallinnointi, tunnistettuja eettisyyteen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä huolenaiheita koskevien tutkintojen ammattimainen suorittaminen ja valvonta sekä väärinkäytöksiä vastaan luotujen keskeisten valvontamekanismien seuranta. 
• Vastaaminen – Nopean ja asianmukaisen reagoinnin varmistaminen, kun väärinkäytös on näytetty toteen tai Kalmarin valvontamekanismeissä havaitaan kriittinen puute

Eettisyydestä ja vaatimustenmukaisuudesta vastaava tiimi tukee yhtiön liiketoimintayksiköitä ennakoivalla neuvonnalla, tiedolla ja koulutuksella sekä toteuttamalla sisäisiä tutkintoja. Kaikki työntekijät saavat eettisiä toimintaohjeitamme koskevaa koulutusta aloittaessaan työt ja täydennyskoulutusta valituista aiheista vuosittain. Toimintaohjeita koskevaan koulutukseen sisältyy aina tietoa korruption ja lahjonnan torjunnasta. Henkilöt, jotka altistuvat työssään suuremmille riskeille esimerkiksi lahjontaan ja korruptioon liittyen, saavat lisäksi kohdennettua koulutusta. 

Kalmar pyrkii edistämään väärinkäytöksistä ja rikkomuksista ilmoittamisen kulttuuria ja kannustaa työntekijöitä nostamaan avoimesti esiin vaatimustenmukaisuutta koskevia huolenaiheita ja kysymyksiä, keskustelemaan niistä ja pyytämään neuvoja tarvittaessa. Kalmarin työntekijät voivat ilmoittaa huolenaiheistaan ja mahdollisista väärinkäytöksistä seuraavien kanavien kautta:

• keskusteleminen suoraan linjaesihenkilön kanssa (ensisijainen kanava työntekijöille)
• ilmoittaminen HR- tai Ethics and Compliance -toiminnoille
• Kalmarin ulkoisesti ylläpidetty SpeakUp-kanava, jonka kautta kaikki voivat ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä turvallisesti ja luottamuksellisesti. Kanava on Kalmarin ennakkovaroitusjärjestelmä, joka auttaa meitä reagoimaan mahdollisiin ongelmiin, vähentämään riskejä ja rakentamaan luottamusta organisaation sisällä ja sen ulkopuolella. Voit tehdä SpeakUp-ilmoituksen osoitteessa
   https://kalmar.speakup.report/global

Kaikki epäillyt väärinkäytökset, mukaan lukien korruptioon ja lahjontaan liittyvät tapaukset, käydään läpi, ja niistä aloitetaan tarvittaessa virallinen tutkinta. Arvion tarpeesta tekee Kalmarin eettisyydestä ja vaatimustenmukaisuudesta vastaava tiimi. Kalmarin SpeakUp-järjestelmä mahdollistaa luottamuksellisen ilmoittamisen ja suojaa ilmoitusten luottamuksellisuutta sekä, sovellettavan lain salliessa, niiden ilmoittajien nimettömyyttä, jotka haluavat pysyä nimettöminä.

Vahvistetuissa väärinkäytöstapauksissa eettisyydestä ja vaatimustenmukaisuudesta vastaava tiimi ja asianomaiset johtajat sopivat tarvittavista korjaavista toimenpiteistä, kuten tehokkaammasta valvonnasta, koulutuksesta, kurinpitotoimista tai ulkopuolisten tahojen kanssa tehtyjen sopimusten irtisanomisesta. Asianmukaiset ja riittävät korjaustoimet määritetään tapauksen yksityiskohtien, asianomaisen henkilön tai asianomaisten henkilöiden tarpeiden ja paikallisen lainsäädännön pohjalta. Kalmarin johtoryhmä käy läpi vaatimustenmukaisuutta koskevat aiheet ja tarkastelee korjaavien toimien tarvetta eettisyydestä ja vaatimustenmukaisuudesta vastaavan johtajan johtamissa eettisiä toimintaohjeita koskevissa paneelikeskusteluissa kahden kuukauden välein. 

Kolmannen osapuolen riskit

Kalmarin tehokas liiketoimintakumppaniohjelma varmistaa, että kaikki liikekumppanit tarkastetaan asianmukaisesti ja liikesuhdetta hallinnoidaan riskiperusteisesti. Myyntikumppaneille, kuten jälleenmyyjille, jakelijoille ja myyntiedustajille, annetaan ylimääräistä perehdytystä ja heitä valvotaan tarkemmin. Näin kumppanimmekin voivat olla varmoja, että heidän toimeksiantonsa ovat aina lainmukaisia. Myyntikumppaneihin sovelletaan tehostettua seulontaa ja valvontaa, ja he saavat lisäkoulutusta vaatimustenmukaisuuden alalla. Heidän toimeksiantonsa ovat aina avoimia ja perustuvat Kalmarin vakiomuotoisiin liikekumppanisopimuksiin.

Johtaminen ja valvonta

Kalmarin E&C-hallintomalli yhdistää E&C-toiminnon suoraan ylempään johtoon ja hallituksen tarkastus- ja riskienhallintavaliokuntaan. Näin ylin johto ja hallitus pysyvät ajan tasalla etiikan ja vaatimustenmukaisuuden tilasta, nykyisistä ja muodostumassa olevista vaatimustenmukaisuusriskeistä sekä ilmoitusten ja tutkintojen tilasta.