Sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Sisäinen valvonta

Hallitus huolehtii siitä, että Kalmarilla on määritelty sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet ja että yhtiössä seurataan ohjauksen ja valvonnan tehokkuutta. Hallituksen hyväksymä Kalmarin sisäisen valvonnan politiikka määrittelee sovellettavat valvontaperiaatteet, -menettelyt ja -vastuut. Näiden tavoitteena on varmistaa, että Yhtiön toiminta on sovellettavien lakien ja määräysten mukaista, tehokasta ja kannattavaa, riskienhallinta on riittävää ja asianmukaista sekä tuotettu taloudellinen ja muu tieto luotettavaa.

Yhtiön sisäisen valvonnan vastuu on jaoteltu kolmen linjan mallin mukaisesti. Ensimmäinen linjan muodostaa toimiva johto, joka omistaa ja on vastuussa kontrolleista osana päivittäisjohtamista. Toisen linjan muodostavat toiminnot, jotka ovat vastuussa yhtiötason ohjeistuksista ja valvovat riskejä ja sisäisen valvonnan toimivuutta. Kolmas linja, sisäisen tarkastuksen toiminto, on vastuutettu arvioimaan riippumattomana ja objektiivisena toimijana ensimmäisen ja toisen linjan toimintaa ja tehokkuutta.

Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyen Kalmarilla on määritellyt periaatteet ja ohjeet, ja yhtiö käy läpi taloudelliset raportit liiketoimintayksikkö- ja divisioonatasoilla liiketoiminnan rakenteiden mukaisesti. Divisioonat raportoivat kuukausittain yhtiön johdolle.

Kalmarin SpeakUp-kanavan kautta voi nimettömästi ilmoittaa epäilemästään väärinkäytöksestä tai toiminnasta, joka on ristiriidassa yhtiön arvojen tai ohjeiden kanssa.

Sisäinen tarkastus

Sisäisen tarkastuksen toiminnon tehtävänä on vahvistaa Kalmarin kykyä luoda, suojella ja ylläpitää arvoa tarjoamalla hallituksen tarkastus - ja riskienhallintavaliokunnalle ja johdolle riskiperusteista varmennusta ja neuvontaa.

Sisäisen tarkastuksen rooli, organisatorinen asemointi ja keskeiset periaatteet on määritely tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan hyväksymässä toimintaohjeessa. Riippumattomuuden varmistamiseksi sisäisen tarkastuksen johtaja vastaa toiminnastaan hallituksen tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnalle sekä raportoi hallinnollisesti talousjohtajalle.

Sisäisen tarkastuksen toiminta koostuu tarkastuksista, jotka kohdistuvat Yhtiön hallinto-, riskienhallinta- ja valvontaprosessien riittävyyteen ja tehokkuuteen. Sisäisen tarkastuksen toiminta perustuu jatkuvasti päivitettävään suunnitelmaan, joka huomioi Kalmarin strategiset prioriteetit, riskit sekä riskienhallinta- ja tarkastusvaliokunnalta ja johdolta tulevat erityispyynnöt tarkastukselle. Riskienhallinta- ja tarkastusvaliokunta hyväksyy sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Sisäisen tarkastuksen tulokset ja keskeisimmät havainnot samoin kun kehittämissuositusten toteutuminen raportoidaan säännönmukaisesti sekä riskienhallinta- ja tarkastusvaliokunnalle että Yhtiön johdolle.

Riskienhallinta

Kalmarin riskienhallinnalla ennakoidaan ja hallitaan toimintaan liittyviä riskejä. Tällä tuetaan arvoja, strategiaa ja tavoitteita sekä toiminnan jatkuvuutta.

Kalmarin maailmanlaajuinen toiminta edellyttää kattavaa riskienhallintaa. Kalmarissa riskiksi on määritelty mikä tahansa sisäinen tai ulkoinen uhka tai epävarmuus, joka voi estää tai vaarantaa toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista.

Kalmarissa riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Keskeinen periaate on jatkuva, järjestelmällinen ja ennalta ehkäisevä toiminta, jolla tunnistetaan riskit, määritetään riskienottohalukkuus, arvioidaan ja hallitaan riskejä sekä käsitellään ne tehokkaasti niiden mahdollisesti toteutuessa.

Vastuut

Kalmarin riskienhallinnan tavoitteet, periaatteet ja vastuut on määritetty yhtiön hallituksen hyväksymässä riskienhallinnan ohjesäännössä. Kalmarin riskienhallinta on hajautettu yksiköihin ja konsernin tukitoimintoihin, jotka määrittelevät riskienhallinnan vastuulliset tahot ja vastaavat riskien tunnistamisesta, hallinnasta ja raportoinnista. 

Yhtiön hallituksen vastuulla on varmistaa riittävä riskienhallinta ja valvonta. Hallituksen vastuulla on myös määrittää riskienottohalukkuus eli Kalmarin yleisesti hyväksymä riskitaso. Hallitukselle toimitetaan asianmukaisia ja ajantasaisia raportteja riskeistä ja riskienhallinnasta riskienhallinnan ohjesäännön mukaisesti, ja se voi valtuuttaa hallituksen tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan auttamaan käytännön valvonnassa.

Toimitusjohtaja ja johtoryhmä vastaavat riskienhallinnan toimintatavoista, toimeenpanosta sekä valvonnasta ja raportoivat edelleen hallitukselle. 

Riskienhallintaa hoidetaan liiketoimintayksiköissä ja tukitoiminnoissa osana päivittäisiä prosesseja niin pitkälti kuin mahdollista ja käytännöllistä. Riskien tunnistaminen, arviointi, käsittelyn suunnittelu ja raportointi ovat osa Kalmarin suunnittelu- ja päätöksentekoprosesseja. Riskien ja riskienhallintatoimien seuranta on osa yrityksen yleistä toimintojen hallintaa ja seurantaa. Kalmarin jokaisen työntekijän vastuulla on tunnistaa, arvioida ja hallita riskejä omalla vastuualueellaan ja raportoida mahdollisista merkittävistä riskeistä asianomaisille esimiehille.

Yhtiön riskienhallintatoiminnon tehtävänä on kehittää ja koordinoida riskienhallinnan kokonaisuutta ja prosessia. Riskienhallintatoiminto tukee liiketoiminta-alueiden riskienhallintaa ja huolehtii eräistä erityistehtävistä, kuten maailmanlaajuisten vakuutusohjelmien koordinoinnista.

Ilmastoon liittyviä riskejä ja mahdollisuuksia tunnistetaan ja arvioidaan konsernin yleisen riskienhallintaprosessin lisäksi konsernin strategia- ja vastuullisuustiimien laatiman erityisen ilmastoriskien hallintaprosessin avulla. Rahoitusriskien hallinta on keskitetty konsernirahoitukseen, ja niistä raportoidaan säännöllisesti johdolle ja hallituksen tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnalle.