Päivitetty viimeksi 15.5.2024

Kalmar Corporation (me tai Kalmar) ymmärtää, kuinka tärkeää on suojata henkilöiden yksityisyyttä ja henkilötietoja sekä käsitellä niitä sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti. Tämän tietosuojaselosteen (seloste) tarkoituksena on kertoa tavoista, joilla käsittelemme henkilötietoja asiakas-, kumppani- ja toimittajasuhteiden hallinnoinnin yhteydessä. Nämä tiedot voivat koskea asiakkaan työntekijöitä, sopimuskumppaneita tai osakkeenomistajia, jotka liittyvät kumppanuussuhteeseen, ja riidanratkaisutilanteissa myös muita henkilöitä, jotka ovat vastapuolella tai muuten osallisina asiassa. 

Noudatamme yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 (GDPR) sekä muuta sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä. Jos jotkin sovellettavat pakolliset lait tai määräykset ovat ristiriidassa tämän selosteen kanssa, noudatamme näitä lakeja ja määräyksiä tämän selosteen ristiriidassa olevien osien sijaan. Jos sinulla on kysyttävää tästä selosteesta ja/tai henkilötietojesi keräämisestä ja käsittelystä, ota meihin yhteyttä osoitteeseen privacy@kalmarglobal.com.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä ja sen myötä henkilötietojen keräämisestä ja käytöstä tämän tietosuojakäytännön mukaisesti vastaava oikeushenkilö on Kalmar Corporation. Rekisterinpitäjän yhteystiedot ovat seuraavat:

Kalmar Oyj 

Yritystunnus: 3424222-7

Osoite: Itämerenkatu 25, 00180 Helsinki

Ota meihin yhteyttä osoitteeseen privacy@kalmarglobal.com, jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi suojaamisesta tai jos haluat käyttää laillisia oikeuksiasi.

Yksityiskohtaisten tietojenkäsittelytoimien osalta yksittäiset Kalmarin osakkuusyhtiöt voivat myös toimia rekisterinpitäjinä joko itsenäisesti tai yhdessä Kalmar Corporationin kanssa. Kalmarin yksittäisten osakkuusyhtiöiden yhteystiedot ovat osoitteessa https://www.kalmarglobal.com/contacts/Locations/. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Päätarkoituksemme on kerätä tietoja asiakkaistamme, jotka ovat muita yrityksiä, eivät yksittäisiä rekisteröityjä henkilöitä tai yksityishenkilöitä. Saatamme kuitenkin kerätä ja käsitellä henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin: 

• Palvelujen tarjoaminen asiakkaillemme.
• Asiakas-, toimittaja- ja kumppanuussuhteiden hallinnointi.
• Lakisääteisen velvoitteen täyttäminen koskien lahjonnan, korruption, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä, havaitsemista ja selvittämistä sekä rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoituksen kohteena oleva omaisuus tai rikollinen etu on hankittu, tuomista tutkintaan (jäljempänä KYC-/KYP-prosessi).
• Pakotteisiin liittyvien velvoitteiden täytäntöönpano.
• Muiden sovellettavien lakisääteisten tai sääntelyyn liittyvien vaatimusten ja sisäisten käytäntöjen, asiakirjojen ja vaatimusten noudattaminen.
• Kolmansien osapuolten tiedustelujen, valitusten ja vaatimusten käsitteleminen.
• Valvontaviranomaisten tarkastusten ja tiedustelujen käsitteleminen sekä ulkoisia tarkastuksia varten. 

Henkilötietojen luokat 

Saatamme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoluokkia:

• Nimi
• Yrityksen yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Nimike ja asema yrityksessä

Lisäksi saatamme kerätä ja käsitellä KYC-/KYP-prosessia varten myös seuraavia henkilötietoryhmiä:

• henkilötunnus
• kansalaisuus
• tiedot siitä, miksi henkilö on tosiasiallinen edunsaaja
• syntymäaika
• sukupuoli 
• henkilökohtaiset yhteystiedot, kuten kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• asuinmaa
• valokuva 
• työ- ja koulutushistoria 
• rikos- ja sääntelyhistoria 
• osakkeenomistajuus 
• mikä tahansa asema poliittisesti vaikutusvaltaisena henkilönä tai suhde tällaiseen henkilöön.

Tarkastamme aina yritykset ja yhteyshenkilöt Euroopan unionin (EU), Office of Foreign Assets Controlin (OFAC) ja YK:n (YK) pakoteluetteloihin verraten. 

Lähteet, joista keräämme henkilötietojasi 

Keräämme henkilötietoja joko suoraan sinulta, työnantajayritykseltäsi tai yritykseltä, johon olet muuten yhteydessä, tai julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten sosiaalisen median kanavista. Saatamme myös kerätä henkilötietojasi viranomaisilta, Kalmarin osakkuusyhtiöiltä ja muilta kolmansilta osapuolilta tarjottujen palveluiden tyypistä riippuen. Kolmannen osapuolen lähteitä ovat esimerkiksi seuraavat:

• valtion virastojen ylläpitämät rekisterit
• talouspakoteluettelot 
• luottotietolaitosten ja muiden kaupallisten tietojen tarjoajien ylläpitämät rekisterit, jotka tarjoavat tietoa esimerkiksi todellisista omistajista ja poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste 

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi yhden tai useamman seuraavan oikeusperusteen perusteella:

Sopimuksen perusteella

Yksi henkilötietojesi käsittelyn oikeusperuste on tietojen kerääminen ja tarkistaminen ennen sopimussuhteen solmimista asiakkaan, yhteistyökumppanin tai toimittajan kanssa. Käsittelemme henkilötietoja myös tehtävien dokumentoimiseksi ja suorittamiseksi sopimusvelvoitteiden täyttämistä varten, kuten palveluidemme tarjoamiseksi asiakkaalle.

Kalmariin kohdistuvan lakisääteisen velvoitteen perusteella 

Henkilötietoja käsitellään myös sovellettavan lainsäädännön, muiden säädösten tai viranomaispäätösten mukaisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Lakisääteisiä velvoitteita ovat esimerkiksi seuraavat: KYC-/KYP-prosessit, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, kirjanpitomääräykset, raportointi veroviranomaisille ja valvontaviranomaisille sekä muut palvelu- tai tuotekohtaisiin lakeihin liittyvät velvoitteet.

Rekisteröidyn henkilön suostumuksen perusteella

Saatamme kerätä ja käsitellä henkilötietojasi suostumuksesi perusteella. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi erityisten henkilötietoryhmien käsittely. Tiedot tarkoituksesta, käsittelytoiminnasta, henkilötietoryhmistä ja oikeudestasi perua suostumuksesi annetaan, kun sinua pyydetään antamaan meille suostumuksesi. Huomaa, että jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, voit aina perua suostumuksesi milloin tahansa. 

Kalmarin oikeutettujen etujen perusteella

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi myös silloin, kun se on tarpeen oikeutettujen etujemme edistämiseksi edellyttäen, että sinun etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi eivät syrjäytä näitä oikeutettuja etuja. Kalmarin oikeutettuja etuja ovat seuraavat: Liiketoiminnan riskeistä huolehtiminen, palvelujen tehokkaan toimittamisen varmistaminen asiakkaillemme, asiakas-, yhteistyökumppani- tai toimittajasuhteen hallinnoiminen, palvelujen tehokkaan toimittamisen varmistaminen toimittajiltamme edellä kohdassa ”Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset” määritettyihin tarkoituksiin ja mahdollinen oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.

Nämä tarkoitukset ovat välttämättömiä liiketoimintamme tehokkuuden kannalta ja edellyttävät näin ollen henkilötietojesi keräämistä ja käsittelyä. Ymmärrämme, että yksilöiden oikeudet voivat joskus ylittää rekisterinpitäjän oikeutetut edut. Olemme kuitenkin varmistaneet, että rekisteröidyn oikeudet ja yksilön oikeutetut edut ovat tasapainossa. Jos haluat lisätietoja oikeutettujen etujen arvioinnista, ota meihin yhteyttä osoitteeseen privacy@kalmarglobal.com.

Henkilötietojen luovuttaminen 

Saatamme jakaa henkilötietojasi palveluntarjoajiemme ja liikekumppaneidemme kanssa, jotka toimivat tietojenkäsittelijöinä ja käsittelevät henkilötietoja puolestamme. Tällaisiin tiedonkäsittelijöihin saattavat kuulua IT-, teknologia- ja työkalutoimittajat, jotka hallinnoivat ja ylläpitävät tietojamme. Henkilötietojasi voidaan myös jakaa viranomaisten, vakuutusyhtiöiden ja ammatillisten palveluneuvojiemme, kuten auditoijan ja juridisten neuvonantajien, kanssa.

Olemme sitoutuneet ryhtymään riittäviin toimenpiteisiin varmistaaksemme, että henkilötietosi suojataan kohtuullisin ja tehokkain keinoin kaikissa tapauksissa, mukaan lukien pääsyn myöntäminen henkilötietoihin vain sellaisille henkilöille, joilla on perusteltu tarve päästä tietoihin käsiksi, jotta he voivat suorittaa tarvittavia tehtäviä.

Siirrot kolmansiin maihin 

Saatamme siirtää henkilötietojasi Euroopan unionin ja/tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirrettävän tiedon riittävän suojauksen varmistamiseksi sovelletaan seuraavia ehtoja:

• Euroopan komissio on päättänyt, että tietosuojan taso kyseisessä maassa on riittävä, tai
• on ryhdytty muihin asianmukaisiin suojatoimiin, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymien vakiolausekkeiden käyttö tai tietojen käsittelijällä on käytössä yritystä koskevat sitovat säännöt (Binding Corporate Rules, BCR), tai
• poikkeuksia erityistilanteissa, kuten kanssasi tehdyn sopimuksen täyttäminen tai suostumuksesi tiettyyn siirtoon.

Joka tapauksessa varmistamme aina, että henkilötietojasi suojataan riittävästi sovellettavien lakien ja määräysten edellyttämällä tavalla. Jos haluat lisätietoja sovellettavasta oikeudellisesta siirtomekanismista, ota meihin yhteyttä osoitteeseen privacy@kalmarglobal.com. 

Henkilötietojen säilyttäminen 

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niitä tarkoituksia varten, joihin tiedot on kerätty, tai jos meidän on säilytettävä tietoja pidempään sovellettavien lakien noudattamiseksi. Tämän vuoksi säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai niin kauan kuin sovellettavien lakien ja asetusten säilytysvaatimukset edellyttävät. Tilanteissa, joissa säilytämme henkilötietojasi muihin kuin sopimuksen täytäntöönpanoon liittyviin tarkoituksiin, kuten kirjanpitoa varten ja rahanpesun estämiseen liittyviin tarkoituksiin, säilytämme henkilötietojasi vain siinä tapauksessa, että se on tarpeen lakisääteisten tai määräysten mukaisten vaatimusten vuoksi kyseisiin tarkoituksiin.

Huomaa, että Kalmarin sisällä tietojensäilytysvelvoitteet eroavat paikallisten lakien erojen vuoksi. Yleensä Kalmar säilyttää asiakas-, toimittaja- ja kumppanitietoja kymmenen vuoden ajan kyseisen kumppanuussuhteen päättymisen jälkeen oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi sekä osoittaakseen viranomaisten pyynnöstä, että lainmukaisia ja sääntelyvelvoitteita noudatetaan. Henkilötietojen säilytysaika riippuu kuitenkin kussakin tapauksessa käsittelyn tarkoituksesta. Seuraavassa on esimerkkejä eri tarkoituksista ja sovellettavista säilytysajoista:

• KYC-/KYP-prosesseja varten tallennettuja tietoja säilytetään vähintään viiden vuoden ajan liikesuhteiden tai yksittäisen tapahtuman päättymisen jälkeen.
• Kirjanpitotarkoituksiin tallennettuja tietoja säilytetään lain vaatimuksen vuoksi enintään kymmenen vuoden ajan

Poistamme tai vaadittaessa korjaamme virheelliset tai epätarkat tiedot. Olemme sitoutuneet soveltamaan sisäisiä tietojensäilytyskäytäntöjämme sen mukaan kuin ne ovat voimassa ajoittain. 

Tietoturvakäytäntömme 

Henkilötietoja voidaan säilyttää joko paperimuodossa tai sähköisessä muodossa. Ymmärrämme velvollisuutemme suojella kaikkia arkaluonteisia henkilötietoja. Tämän vuoksi olemme sitoutuneet käyttämään suojatoimia henkilötietojen luvatonta käyttöä, muokkaamista, keräämistä, kopioimista, käyttöä ja luovuttamista vastaan. Näihin toimenpiteisiin kuuluvat: (i) tietojen käytön ja niihin pääsyn rajoittaminen niihin Kalmarin työntekijöihin, toimeksisaajiin ja toimittajiin sekä henkilöihin, jotka tarvitsevat lainmukaisella perusteella pääsyn henkilötietoihin asianmukaisten tehtäviensä suorittamiseksi, (ii) fyysisten ja sähköisten pääsykoodien ja salasanojen käyttö pääsyn hallintaan ja rajoittamiseen, (iii) asianomaisten työntekijöiden ja muun henkilöstön kouluttaminen ja tietoisuuden lisääminen tietosuojaan liittyen, (iv) päivitysten ja alan vähimmäisvaatimuksena olevien teknisten vakioturvatoimien soveltaminen.

Rekisteröityjen henkilöiden oikeudet 

Rekisteröitynä henkilönä sinulla on koska tahansa oikeus pyytää meiltä tiedot siitä, mitä tietoja tallennamme. Paikallisten sovellettavien lakien mukaisesti sinulla on myös seuraavat oikeudet:

1. pyytää saada nähdä henkilötietosi, joita säilytämme sinusta
2. pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
3. pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, jos katsot, että ne on poistettava sovellettavien lakien ja säilytyskriteeriemme mukaisesti 
4. pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käyttöä tai kieltää henkilötietojesi käsittely
5. kieltää meitä käsittelemästä henkilötietojasi
6. pyytää meitä siirtämään henkilötietosi sinulle tai toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan lain mukaisesti
7. jos olemme pyytäneet ja olet antanut meille suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla saattaa olla oikeus perua kyseinen suostumus sovellettavien lakien mukaisesti
8. tehdä valitus asianmukaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että olemme käsitelleet henkilötietojasi sovellettavien tietosuojalakien vastaisesti.

Tarkistamme tällaiset pyynnöt ja toteutamme ne mahdollisimman kattavasti sovellettavien lakien mukaisesti. Jos haluat tarkastella sinua koskevia henkilötietoja, tarkastaa ne tai pyytää niiden korjaamista tai poistamista, rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tai kieltää sen tai pyytää kopiota näistä tiedoista, voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä osoitteeseen privacy@kalmarglobal.com. 

Sinun ei tarvitse maksaa saadaksesi henkilötietosi tai muiden oikeuksiesi käyttämisestä. Saatamme kuitenkin veloittaa kohtuullisen maksun, jos pyyntösi on selvästi perusteeton tai kohtuuton. Vaihtoehtoisesti voimme kieltäytyä noudattamasta pyyntöä tällaisessa tilanteessa.

Meidän on mahdollisesti pyydettävä sinulta tiettyjä tietoja, jotta voimme vahvistaa henkilöllisyytesi ja varmistaa oikeutesi saada tiedot nähtäväksesi tai käyttää muita oikeuksiasi. Tämä on toinen asianmukainen turvatoimi, jolla varmistetaan, että henkilötietoja ei luovuteta kenellekään, jolla ei ole oikeutta niiden saamiseen.

Muutokset tähän selosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä selostetta milloin tahansa ja kehotamme sinua lukemaan tämän selosteen ajoittain muutosten varalta.

Katso myös: 

Evästekäytäntö

Tietosuojaseloste – Verkkosivut ja markkinointi

Lainmukainen ilmoitus