Kutsu Kalmar Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen
KALMAR OYJ, PÖRSSITIEDOTE, 13.2.2025 KLO 9.30
Kutsu Kalmar Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen
Kalmar Oyj:n (“Kalmar” tai “Yhtiö”) osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 27.3.2025 klo 16.00 Pikku-Finlandiassa osoitteessa Karamzininranta 4, 00100 Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen kokouspaikalla, äänestyslippujen jakaminen ja kokousta edeltävä kahvitarjoilu aloitetaan klo 14.30.
Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon. Ohjeet ennakkoäänestykseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.
Yhtiökokousta on mahdollista seurata verkkolähetyksen välityksellä. Ohjeet verkkolähetyksen seuraamiseen ovat saatavilla Yhtiön internetsivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025. Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä vastaehdotuksia, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää. Kokouksen seuraamista verkkolähetyksen välityksellä ei pidetä yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajien oikeuksien käyttämisenä.
Kahvitarjoilun yhteydessä, ennen varsinaista yhtiökokousta, järjestetään haastattelu, jossa Kalmarin toimitusjohtaja kertoo Kalmarin kannalta merkityksellisestä vuodesta 2024. Yhtiökokoukseen ilmoittautuneilla osakkeenomistajilla on mahdollisuus osallistua tilaisuuteen ja esittää kysymyksiä.
A. VARSINAISESSA YHTIÖKOKOUKSESSA KÄSITELTÄVÄT ASIAT
Asialistan kohdissa 1–5 tarkoitetut tiedot ja ehdotukset muodollisista järjestäytymiseen liittyvistä asioista sisältyvät erilliseen järjestäytymisasiakirjaan, joka on julkaistu Yhtiön internetsivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025. Kyseinen asiakirja on myös osa tätä yhtiökokouskutsua. Asiakirjaa täydennetään yhtiökokouksessa tarvittavilla tiedoilla, jotka eivät ole saatavilla ennen varsinaista yhtiökokousta.
Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. 31.12.2024 päättyneen tilikauden tilinpäätöksen, toimintakertomuksen (sisältäen kestävyysraportin), tilintarkastuskertomuksen ja kestävyysraportoinnin varmennuskertomuksen esittäminen
Toimitusjohtajan katsaus, tilintarkastajan esitys tilintarkastuskertomuksesta ja kestävyysraportoinnin varmentajan esitys kestävyysraportoinnin varmennuskertomuksesta.
Yhtiön 31.12.2024 päättyneen tilikauden tilinpäätös, toimintakertomus (sisältäen kestävyysraportin), tilintarkastuskertomus ja kestävyysraportoinnin varmennuskertomus ovat saatavilla Yhtiön internetsivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025 viimeistään 6.3.2025.
7. Tilinpäätöksen vahvistaminen
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että 31.12.2024 päättyneeltä tilikaudelta jaetaan osinkoa 0,99 euroa kutakin A-sarjan ja 1,00 euroa kutakin ulkona olevaa B-sarjan osaketta kohden.
Osinko ehdotetaan maksettavaksi osakkeenomistajalle, joka osingonmaksun täsmäytyspäivänä 31.3.2025 on rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Kalmar Oyj:n osakasluetteloon.
Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan 7.4.2025.
9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle 31.12.2024 päättyneeltä tilikaudelta
10. Toimielinten palkitsemispolitiikan käsitteleminen
Hallitus ehdottaa, että varsinainen yhtiökokous kannattaa Yhtiön toimielinten palkitsemispolitiikkaa. Yhtiökokouksen päätös asiassa on neuvoa-antava.
Toimielinten palkitsemispolitiikka on saatavilla Yhtiön internetsivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025.
11. Toimielinten palkitsemisraportin käsitteleminen
Hallitus ehdottaa, että varsinainen yhtiökokous hyväksyy Yhtiön toimielinten palkitsemisraportin tilikaudelta 2024. Yhtiökokouksen päätös palkitsemisraportin hyväksymisestä on neuvoa-antava.
Toimielinten palkitsemisraportti on saatavilla Yhtiön internetsivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025 viimeistään 6.3.2025.
12. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle hallitukselle kiinteitä vuosipalkkioita seuraavasti:
- hallituksen puheenjohtajalle 160 000 euroa (160 000 euroa vuonna 2024)
- hallituksen varapuheenjohtajalle 95 000 euroa (95 000 euroa vuonna 2024)
- hallituksen muille jäsenille 80 000 euroa (80 000 euroa vuonna 2024)
Hallituksen jäsenistä valittaville valiokuntien jäsenille ehdotetaan maksettavan kiinteitä lisäpalkkioita seuraavasti:
- Tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan puheenjohtajalle 20 000 euroa (20 000 euroa vuonna 2024)
- Tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan jäsenille 10 000 euroa (10 000 euroa vuonna 2024)
- Henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnan puheenjohtajalle 15 000 euroa (15 000 euroa vuonna 2024)
- Henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnan jäsenille 10 000 euroa (10 000 euroa vuonna 2024)
- Hallituksen mahdollisten muiden valiokuntien puheenjohtajille hallituksen erillisen päätöksen mukaisesti 15 000 euroa (enintään 15 000 euroa vuonna 2024)
- Hallituksen muiden valiokuntien jäsenille 5 000 euroa (5 000 euroa vuonna 2024).
Vuosipalkkion lisäksi maksettaisiin kokouspalkkiona 1 000 euroa, kun hallituksen jäsen osallistuu hallituksen tai valiokunnan kokoukseen, joka pidetään hänen asuinmaassaan. Kun kokous pidetään eri maassa kuin hallituksen jäsenen kotimaa, kokouspalkkiona maksettaisiin 2 000 euroa, ja kun kokous pidetään eri mantereella kuin missä hallituksen jäsenen kotimaa sijaitsee, kokouspalkkiona maksettaisiin 3 000 euroa. Etä- ja puhelinkokouksista sekä normaaleista kokouksista, joihin hallituksen jäsen osallistuu etänä, kokouspalkkiona maksettaisiin 1 000 euroa.
Noin 40% kiinteästä vuosipalkkiosta suoritettaisiin Kalmar Oyj:n B-sarjan osakkeina ja loput rahana. Tavoite on, että osakkeiden hankinta markkinoilta julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan aloitettaisiin Q1 2025 osavuosikatsauksen julkistuksen jälkeen. Yhtiö vastaisi palkkioina maksettavista osakkeista suoritettavasta varainsiirtoverosta.
Hallituksen jäsenten matkakulut ja muut välittömästi hallitus- ja valiokuntatyöskentelyyn liittyvät kulut korvattaisiin yhtiön politiikan mukaisesti.
13. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että Kalmarin hallituksessa olisi kahdeksan jäsentä.
14. Hallituksen jäsenten valitseminen
- Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että Kalmarin hallitukseen valittaisiin uudelleen nykyisistä jäsenistä Jaakko Eskola, Lars Engström, Marcus Hedblom, Teresa Kemppi-Vasama, Vesa Laisi, Sari Pohjonen ja Emilia Torttila-Miettinen. Nimitystoimikunta ehdottaa, että uutena jäsenenä hallitukseen valittaisiin Casimir Lindholm.*
- Ehdotettujen hallituksen jäsenten ansioluettelot ovat nähtävillä Kalmarin verkkosivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025.
- Kaikki ehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa tulla valituiksi hallitukseen. Lisäksi kaikkien on arvioitu olevan riippumattomia yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista.
- Hallituksen jäsenten valintamenettelyn osalta osakkeenomistajien nimitystoimikunta suosittaa, että osakkeenomistajat ottavat yhtiökokouksessa kantaa ehdotukseen yhtenä kokonaisuutena. Tämä suositus perustuu siihen, että Kalmar Oyj:llä on hyvän pohjoismaisen hallintomallin mukainen hallituksen ulkopuolinen osakkeenomistajien nimitystoimikunta. Nimitystoimikunnan tehtävänä on varmistaa, että hallituksen yksittäisten jäsenehdokkaiden pätevyyden lisäksi myös ehdotettavalla hallituksella kokonaisuutena on yhtiön kannalta paras mahdollinen osaaminen ja kokemus, ja että hallituksen kokoonpano täyttää myös muut hallinnointikoodin pörssiyhtiölle asettamat vaatimukset.
*Ehdotettujen hallituksen jäsenten toimikausi alkaisi 27.3.2025 pidettävän varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, pois lukien Casimir Lindholm, jonka toimikausi alkaisi hänen toivomuksensa mukaisesti 1.4.2025.
15. Tilintarkastajan ja kestävyysraportoinnin varmentajan palkkiosta päättäminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan suosituksen mukaisesti, että tilintarkastajan ja kestävyysraportoinnin varmentajan palkkiot maksetaan Yhtiön hyväksymän laskun mukaan.
16. Tilintarkastajan ja kestävyysraportoinnin varmentajan valitseminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan suosituksen mukaisesti, että Yhtiön tilintarkastajaksi valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy toimikaudelle, joka päättyy vuoden 2026 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Ernst & Young Oy on ilmoittanut Yhtiölle, että KHT Kristina Sandin tulee toimimaan päävastuullisena tilintarkastajana, mikäli Ernst & Young Oy valitaan Yhtiön tilintarkastajaksi.
Lisäksi hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnan suosituksen mukaisesti, että Yhtiön kestävyysraportoinnin varmentajaksi valitaan kestävyystarkastusyhteisö Ernst & Young Oy toimikaudelle, joka päättyy vuoden 2026 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Ernst & Young Oy on ilmoittanut Yhtiölle, että KHT, kestävyysraportointitarkastaja (KRT) Kristina Sandin tulee toimimaan päävastuullisena kestävyysraportoinnin varmentajana, mikäli Ernst & Young Oy valitaan Yhtiön kestävyysraportoinnin varmentajaksi. Ernst & Young Oy:n valinta Yhtiön kestävyysraportoinnin varmentajaksi on ehdollinen sille, että Ernst & Young Oy valitaan Yhtiön tilintarkastajaksi.
17. Hallituksen valtuuttaminen päättämään Yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:
Valtuutuksen perusteella voidaan hankkia ja/tai ottaa pantiksi enintään 6 400 000 yhtiön osaketta, joista enintään 952 000 voi olla A-sarjan osakkeita ja enintään 5 448 000 B-sarjan osakkeita, mikä vastaa noin 10 prosenttia Kalmarin rekisteröidyistä A-sarjan osakkeista ja noin 10 prosenttia B-sarjan osakkeista. Valtuutuksen perusteella voidaan hankkia osakkeita vain Yhtiön vapaalla omalla pääomalla.
A- ja B-sarjan osakkeiden hankintahinnan tulee perustua B-sarjan osakkeen hankintapäivänä Nasdaq Helsinki Oy:ssä julkisessa kaupankäynnissä muodostuneeseen markkinahintaan: Yhtiön B-sarjan osakkeen alin markkinahinta, joka on noteerattu julkisessa kaupankäynnissä valtuutuksen voimassaoloaikana, on vähimmäisvastike, ja korkein valtuutuksen voimassaoloaikana noteerattu markkinahinta on enimmäisvastike. Osakkeita voidaan hankkia ja/tai ottaa pantiksi osakeyhtiölain 15 luvun 6 §:ssä tarkoitetulla tavalla suunnatusti.
Hallitus on valtuutettu päättämään kaikista muista yhtiön omien osakkeiden hankkimiseen ja/tai pantiksi ottamiseen liittyvistä ehdoista.
Valtuutus kumoaa Yhtiön edellisen valtuutuksen päättää omien osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta. Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun saakka, kuitenkin enintään 18 kuukautta.
18. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta seuraavasti: tämän valtuutuksen nojalla yhdessä tai useammassa erässä annettavien osakkeiden lukumäärä ei saa ylittää 952 000 A-sarjan osaketta ja 5 448 000 B-sarjan osaketta, mikä vastaa noin 10 prosenttia Kalmarin rekisteröidyistä A-sarjan osakkeista ja noin 10 prosenttia B-sarjan osakkeista. Valtuutus kattaa sekä uusien osakkeiden antamisen että omien osakkeiden luovuttamisen. Osakeanti ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antaminen voidaan toteuttaa osakkeenomistajien merkintäoikeudesta poiketen edellyttäen, että sille on painava taloudellinen syy. Hallitus on valtuutettu päättämään kaikista osakeannin ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista.
Valtuutus kumoaa Yhtiön edellisen valtuutuksen päättää osakeannista ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta. Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun saakka, kuitenkin enintään 18 kuukautta.
19. Hallituksen valtuuttaminen päättämään lahjoitusten antamisesta
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään yhteensä enintään 200 000 euron suuruisten lahjoitusten antamisesta yliopistoyhteistyöhön, hyväntekeväisyyteen tai muihin vastaaviin tarkoituksiin, sekä päättämään lahjoituksen saajista, tarkoituksista ja muista lahjoitusten ehdoista. Lahjoitukset voidaan antaa joko yhdessä tai useammassa erässä.
Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka.
20. Kokouksen päättäminen
B. YHTIÖKOKOUSASIAKIRJAT
Tämä kokouskutsu, joka sisältää kaikki yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset, järjestäytymisasiakirja ja toimielinten palkitsemispolitiikka ovat saatavilla Yhtiön verkkosivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025. Kalmarin tilinpäätös, toimintakertomus (sisältäen kestävyysraportin), tilintarkastuskertomus, kestävyysraportoinnin varmennuskertomus, sekä toimielinten palkitsemisraportti 31.12.2024 päättyneeltä tilikaudelta ovat saatavilla mainituilla verkkosivuilla viimeistään 6.3.2025. Kaikki edellä mainitut asiakirjat ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa.
Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä Yhtiön verkkosivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025 viimeistään 10.4.2025.
C. OHJEITA KOKOUKSEEN OSALLISTUJILLE
1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 17.3.2025 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Kalmarin osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka omistamat Yhtiön osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänioikeuksiin.
Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen alkaa 13.2.2025 klo 9.30. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 18.3.2025 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.
Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:
a) Yhtiön verkkosivujen kautta osoitteessa www.kalmar.fi/yhtiokokous2025. Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla, ruotsalaisilla tai tanskalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella;
b) sähköpostitse Innovatics Oy:lle osoitteeseen agm@innovatics.fi. Ilmoittautuvan osakkeenomistajan tulee sisällyttää viestiin Yhtiön verkkosivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025 saatavilla oleva ilmoittautumislomake ja mahdollinen ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot;
c) postitse Innovatics Oy:lle osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Kalmar Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki. Ilmoittautuvan osakkeenomistajan tulee sisällyttää viestiin Yhtiön verkkosivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025 saatavilla oleva ilmoittautumislomake ja mahdollinen ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot.
Ilmoittautumisen on ilmoittautumistavasta riippumatta oltava perillä ennen ilmoittautumisajan päättymistä 18.3.2025 klo 16.00.
Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajan ja tämän edustajan tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika tai y-tunnus, yhteystiedot, mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi, ja asiamiehen yhteystiedot sekä syntymäaika. Osakkeenomistajien Kalmarille ja Innovatics Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla Yhtiön verkkosivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025.
Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.
Lisätietoja ilmoittautumiseen liittyen on saatavissa puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana Innovatics Oy:n puhelinnumerosta 010 2818 909 arkisin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00.
2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 17.3.2025. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään osakasluetteloon viimeistään 24.3.2025 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Muutokset omistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen tai osakkeenomistajan äänioikeuksiin.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista sekä ilmoittautumista ja osallistumista yhtiökokoukseen ja ennakkoon äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti Yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä.
3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumis- ja ennakkoäänestyspalveluun henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen ja tarvittaessa myös äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Edustusoikeuden voi myös osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa Suomi.fi-palvelua ”Yhtiökokouksessa edustaminen” osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet.
Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla Yhtiön verkkosivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitetiedostona sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Kalmar Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.
4. Äänestäminen ennakkoon
Osakkeenomistaja, jonka omistamat Yhtiön osakkeet on kirjattu hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, voi äänestää ennakkoon 13.2.2025 klo 9.30 – 18.3.2025 klo 16.00 välisenä aikana tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta seuraavasti:
a) Yhtiön verkkosivujen kautta osoitteessa www.kalmar.fi/yhtiokokous2025. Palveluun kirjautuminen tapahtuu vastaavasti kuin ilmoittautumisen osalta edellä tämän kutsun kohdassa C.1.
b) sähköpostitse toimittamalla Yhtiön verkkosivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025 saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle osoitteeseen agm@innovatics.fi.
c) postitse toimittamalla Yhtiön verkkosivuilla www.kalmar.fi/yhtiokokous2025 saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Kalmar Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki.
Ennakkoäänten on oltava perillä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan mennessä. Äänten toimittaminen postitse tai sähköpostitse ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.
Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla. Ennakkoäänestyksessä ei ole mahdollista tehdä vastaehdotuksia. Näin ollen asiakohdissa, joissa yhtiökokouksen tulee osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen nojalla tehdä päätös ja joissa tehtyä päätösehdotusta ei voi asian luonteen vuoksi vastustaa ilman vastaehdotusta (esimerkiksi hallituksen jäsenten valitseminen), vastustavan äänen antaminen ei ole ennakkoäänestyksessä mahdollista, eikä mahdollisia ennakkoäänestyksessä annettuja vastustavia ääniä oteta huomioon annettuina ääninä.
Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajille asetettuna ilmoittautumisaikana.
Ennakkoäänestyksen kohteena olevat päätösehdotukset katsotaan esitetyiksi muuttumattomana yhtiökokouksessa.
Lisätietoja ennakkoäänestämiseen liittyen on saatavissa puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana Innovatics Oy:n puhelinnumerosta 010 2818 909 arkisin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00.
5. Muut ohjeet/tiedot
Kokouskielenä on suomi. Kokouspaikalla on tarjolla simultaanitulkkaus englanniksi.
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.
Kalmarilla on kokouskutsun päivänä 13.2.2025 yhteensä 9 526 089 A-sarjan osaketta ja 54 798 029 B-sarjan osaketta. Yhtiöjärjestyksen mukaan jokainen A-sarjan osake tuottaa yhden äänen ja jokainen täysi kymmenen B-sarjan osaketta yhden äänen kuitenkin siten, että kullakin osakkeenomistajalla on vähintään yksi ääni.
Yhtiöllä on kokouskutsun päivänä 13.2.2025 hallussaan yhteensä 250 000 B-sarjan omaa osaketta, joilla ei voi käyttää äänivaltaa varsinaisessa yhtiökokouksessa. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.
Finlandiatalon verkkosivuilla www.finlandiatalo.fi löytyvät ohjeet pysäköintiin sekä julkisen liikenteen yhteydet Pikku-Finlandiaan. Pysäköinti on maksullista.
Kokoukseen osallistuville on kahvitarjoilu ennen varsinaista yhtiökokousta klo 14.30–16.00. Kahvitarjoilun yhteydessä, ennen varsinaista yhtiökokousta, järjestetään haastattelu, jossa Kalmarin toimitusjohtaja kertoo Kalmarin kannalta merkityksellisestä vuodesta 2024. Yhtiökokoukseen ilmoittautuneilla osakkeenomistajilla on mahdollisuus osallistua tilaisuuteen ja esittää kysymyksiä. On kuitenkin huomioitava, että tilaisuus ei ole osa yhtiökokousta eivätkä esitetyt kysymykset siten ole osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä. Tilaisuus on suomenkielinen ja avoin yhtiökokoukseen osallistuville.
Toivotamme osakkeenomistajat tervetulleiksi Kalmarin ensimmäiseen varsinaiseen yhtiökokoukseen!
Helsingissä 13.2.2025
KALMAR OYJ
Hallitus
Kalmar (Nasdaq Helsinki: KALMAR) liikuttaa hyödykkeitä kriittisissä toimitusketjuissa maailmanlaajuisesti, ja sen visiona on olla edelläkävijä kestävän materiaalien käsittelyn laitteissa ja palveluissa. Yhtiö tarjoaa laajan valikoiman uraauurtavia raskaiden materiaalien käsittelylaitteita ja palveluja satamille ja terminaaleille, jakelukeskuksille, valmistavalle teollisuudelle ja raskaan logistiikan tarpeisiin. Kalmar toimii maailmanlaajuisesti yli 120 maassa ja työllistää noin 5 200 henkilöä. Kalmarin pääkonttori sijaitsee Helsingissä, Suomessa. Vuonna 2024 yhtiön liikevaihto oli yhteensä noin 1,7 miljardia euroa. www.kalmar.fi